Acta de Reuniones

Actas de Reuniones y Asistencia

Acta de reunión de comunidad :17 sept 2018

 

Los vecinos asisten a la reunión en horario de 12:00 a 15:00 hrs aprox., acordando lo sgte:

 

Se estableció que desde esta fecha a diciembre 2018 será un periodo de transición respecto de la directiva de la comunidad en lo concerniente a

 

  • el actual tesorero Dn. Juan coloca a disposición su cargo para elegir nuevo tesorero y rendirá cuenta a la comunidad de los ingresos y egresos durante su gestión en la próxima reunión del mes de diciembre.

 

  • en diciembre fecha estimada el 08 dic.18

se realizará la próxima reunión para elegir directiva y conformar comités de trabajo. Lo ideal es que participe la mayor cantidad de vecinos para trabajar en los comités.

 

  • se propondrán comités de trabajo para que cada vecino se inserte en uno o más comité de acuerdo a su interés y aporte en beneficio de la comunidad, se elaborará una lista de los vecinos interesados. ejemplo: comité de seguridad, de paisajismo, de auditoría de ingresos/ egresos, nexo con la municipalidad, de fosas, de iluminarías, de camino etc

 

  • se insta a que en la reunión de diciembre los vecinos se pongan al día en el pago de gastos comunes.

 

  • Dn Elías hace entrega de las llaves del portón eléctrico, de los medidores de luz, de los estanque de agua a Dn Rodrigo y entrega también, la administración del wsp de la comunidad.

 

  • voluntariamente coordinará , durante este periodo de transición, quien suscribe Alejandra y Rodrigo, vecinos del sitio 10, para avanzar y lograr acuerdos respecto del trabajo en comunidad, ejerciendo un rol de facilitadores en la comunicación y la gestión futura.

 

  • se manifiesta el interés de los vecinos en avanzar en temas varios que nos beneficien a toda la comunidad, para ello se solicitó que en este wsp grupal se traten temas propiamente de la comunidad y no de índole personal para poder avanzar a una siguiente etapa.

 

  • Esto ha sido a modo de resumen en lo concerniente a la reunión de hoy para los vecinos que asistieron y también para aquellos que no pudieron asistir. Gracias

Alejandra y Rodrigo.

 

 

08 dic.2018

  • Los asistentes a la reunión se registran en “Libro de asistencia” habilitado y se copiará esta acta en “Libro de Actas”.
  • Periodo de transición: se analizan los eventos ocurridos desde la última reunión a la fecha tales como disminución de la frecuencia del agua de 3 a 2; la importancia de la participación y gestión de todos los vecinos para evitar la dependencia en solo 2 o 3 personas de la comunidad siendo óptimo crear los Comités de trabajo y crear una pagina web con toda la información de la comunidad como: rendición de cuentas, listado de morosos, de los comités: sus integrantes, sus proyectos, avances, costos y ejecución y aspectos sociales como: “comparto mi vehículo”, “vendo/compro”, link de interés social; finalmente en este punto se agradece la participación voluntaria en este periodo a los vecinos y vecinas. Además, se acordó el horario en que se dará el agua durante el actual “periodo de verano” de 07:00 hrs a 08:00hrs y en la tarde de 19:00 a 20:30 todos los días de la semana.
  • Rendición de cuentas:Don Juan expone primeramente puntos de la última reunión que fueron analizados con las personas involucradas, además se nos informa que ocurrió un evento con un vecino que chocó el portón de la comunidad y el vecino involucrado asumió su responsabilidad y cubrirá los gastos. Dn. Juan entrega un informe del estado financiero de la comunidad, cuyo saldo es de $3.121.952 a la fecha en caja y que el estado de los morosos es aproximadamente de 5 millones. La comunidad presente agradece la gestión de Dn. Juan, como así también consideran relevante que los morosos se pongan al día en el pago de cuotas y acuerdan que éste pago puede ser flexible en cuotas previamente acordadas cn la nueva Directiva, considerando el monto de cada moroso. Así también, se considera óptimo la habilitación de una cuenta bipersonal para mantener los fondos de la comunidad y la rendición de cuentas ingresos y egresos de manera mensual via página web y wsp. La idea general de la audiencia es realizar trabajos en el pasaje con los fondos en base a los proyectos presentados por cada comité, como por ejemplo: mejorar el camino, mejorar la fachada de entrada, colocar medidor de flujo de agua, mejorar la luminaria, etc. Se adjunta foto de “estado financiero” entregado por Dn. Juan a los asistentes.
  • Elección de Directiva:para el proceso se realizan dos votaciones previas entre los asistentes por cada sitio, respecto de la participación de si los arrendatarios serán considerados con “voto y voz” o “solo voz” y votación sobre si la votación es “secreta” o a “alta voz”. Los resultados fueron:

 

La otra votación resultó:

 

Por lo anterior, la votación incluyó a arrendatarios y se realizó a alta voz. En forma paralela se estableció que los arrendatarios no pueden asumir cargos que involucre manejo de dineros de la comunidad; sin embargo, sí tienen Deberes, Derechos y Responsabilidades igual que los otros vecinos. Respecto de los cargos de la Directiva se acordó que serán de “Coordinador” y de “Tesorero” y que la duración de su cargo será por 1 año fecha en que se evaluará su continuidad. Luego de lo anterior, se nominó a los vecinos y cada sitio votó por 2 nominados para los cargos y el resultado de la votación fue el sgte:

 

 

Por lo anterior Dn. Juan y la Sra. Alejandra obtienen mayoría de votos. Se adjunta foto del detalle de la votación por sitio.

 

  • Conformación de Comitéslos vecinos se inscribieron voluntariamente en los sgtes. Comités:

 

 

 

 

 

La idea es que cada comité presente una idea de mejoramiento para la comunidad junto a 3 cotizaciones para su ejecución , y que ojalá más vecinos se puedan inscribir en los comités para así trabajar todos en pro de la comunidad.

 

Se agradece, a los asistentes su asistencia y participación.

 

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Normas de Convivencia
Calendarización de Actividades

MARZO 2019/ ACTIVIDADES

 

  • TRABAJOS:

Se cambiará el actual pasador de la caseta de los medidores de luz por una chapa más segura y se entregarán llaves a los propietarios de cada casa. Así mismo, se cambiarán los candados de la caseta del agua y de su ingreso, y se entregará copias d las llaves a los integrantes del comité del agua, quienes deberán anotarán en un libro de registro cada vez que ingresen a manipular el sistema y el motivo que lo originó.

 

  • TRÁMITES

se presentará el listado con firma de los vecinos a la Municipalidad para conformarnos como “Comité de Adelanto”, trámite también necesario en vías de la obtención de la cuenta bancaria bipersonal.

 

  • GASTOS COMUNES :

El pagó de gastos comunes se comenzará a cobrar desde el mes de Diciembre 2018 en adelante, fecha de la última reunión oficial. Y Provisoriamente para su pago está disponible mi cuenta RUT 12.825.676-8 Alejandra Román Gomez, para quien pueda y quiera hacerlo para comenzar a tener plata en el arca de la comunidad.

A modo de incentivo en el pago de gastos comunes : el vecino que page los $120.000 en 1 sola cuota tendrá el beneficio de pagar $100.000 por el año.

Y el vecino que pague en 2 cuotas el año, tendrá el beneficio de pagar $110.000, es decir, tiene que pagar 2 cuotas de $55.000 c/u.

Y el pago normal es de $10.000 cada mes.

El pago es desde diciembre 2018 a Noviembre 2019., ya que Diciembre es para elegir nueva Directiva., según lo que se acordó en la última reunión oficial y para auditar anualmente los dineros de la comunidad.

 

  • MANTENIMIENTO DEL MES:

Mejora del camino.

Éste mes se concretará, con el aporte voluntario de los vecinos, el mejoramiento a finales de mes.

Todos los meses en lo posible, se realizará un mantenimiento a una instalación o elemento esencial para la comunidad como: camino, portón, agua, iluminación, fosa, seguridad etc, en base también a su prioridad y a la plata que tengamos para costear el trabajo.

 

  • PREVENCIÓN DE RIESGOS:

este tema debe ser transversal, durante todo el año. Comenzaremos a adquirir de manera paulatina “extintores de incendio” y se distribuirán entre los vecinos para estar preparados en caso de requerirlo, aunque obviamente todos esperamos que nunca ocurra un evento de tal magnitud, pero más vale prevenir. Se hará de manera paulatina hasta que lleguemos a tener cierta cantidad por casa o por metros de distancia. (Definir cantidad cn experto)

 

  • PAISAJISMO:

se continuará mejorando la fachada al pasaje, ya que con el aporte voluntario d vecinos se pintó, en este mes se ornamentará con plantas de la estación.

 

  • FOSAS:

durante Marzo y Abril se solicita a los vecinos separar las aguas limpias/ aguas sucias WC en su casa para optimizar el funcionamiento de las fosas, preparándonos para enfrentar fechas de alta concurrencia de personas. Cada mes se entregará un listado con los vecinos que cumplen con separar los desagües.

 

  • CALENDARIZACION DE REUNIONES:

Considerando que Marzo es absorbente en tema de actividades y de gastos varios, se propone fecha de reunión para el primer domingo de Abril., es decir el : DOMINGO 07 de Abril 2019, a las 11:00 hrs.

 

Temas: gastos comunes, fosas, presentación de la página web de la comunidad, elección por votación de Tesorero, quien deberá estar al día en el pago de gastos comunes y también deberá presentar un informe de DICOM o de Boletín Comercial (costo que será reembolsable por la comunidad) para que avale su desempeño financiero ; así también se tratará cualquier tema de interés de cada vecino.

 

En la reunión también se calendarizarán las reuniones para el año, lo ideal sería reunirnos cada 3 veces al año, ejemplo: reunirnos siempre el primer domingo de Abril, de sept, y de dic. para mayor planificación y organización de los vecinos.

 

  • CONVIVENCIA:

se presentará a los vecinos un borrador de “ Normas de Convivencia “ para análisis y aportes de todos, esperando presentar las normas de manera oficial en la próxima reunión.

-Evento participativo comunitario para Marzo: ninguno.

  • COMITÉS:

todo vecino interesado en participar puede inscribirse en los comités y aportar ideas y proyectos.

Requisito: estar al día en el pago de gastos comunes desde diciembre 2018 en adelante.

 

  • AUDITORÍA

El último fin de semana de cada mes el “Comité de Auditoría” revisará los ingresos y los egresos de los dineros de la comunidad, brindando via wsp y/o vía página web un “informe mensual” a la comunidad de la auditoría de Marzo.

 

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